O Guia Definitivo para Gestão de Múltiplas Contas de E-mail
Quantos endereços de e-mail você tem? Uma conta pessoal e uma conta de trabalho? Talvez uma conta de spam para atendentes que insistem em pedir o seu e-mail?
Usuários de e-mail de todo o mundo têm 4,4 bilhões de contas de e-mail. E podemos afirmar que a maioria dos usuários tem múltiplos endereços. Considerando a quantidade de tempo que as pessoas passam lendo e respondendo e-mails, ter mais de uma conta pode tornar esse processo ainda mais complexo e demorado.
Felizmente, há formas de gerenciar múltiplas contas de e-mail com eficiência. Esse guia dará as principais ideias e dicas para você fazer exatamente isso.
4 Formas de Gerenciar Múltiplas Contas de E-mail
Se você tiver mais de uma conta de e-mail, é provável que precise verificar todas elas durante o dia todo. Como é possível melhorar a gestão das suas múltiplas contas? Aqui estão algumas opções.
1. Abra cada conta em um navegador
Primeiramente, você pode abrir cada conta de e-mail em uma aba separada do seu navegador. Para que esse método funcione, o seu cliente de e-mail deve ter suporte a webmail. O benefício aqui é que isso mantém os endereços de e-mail separados, o que é ideal para sua privacidade ou se você não quiser misturar assuntos pessoais e de trabalho.
O lado ruim é que manter tantas abas abertas pode ser confuso e atrapalhar a sua navegação. Além disso, cada interface é diferente e você terá que clicar em cada aba para verificar seus e-mails.
2. Configurar o encaminhamento de e-mails para uma conta principal
Uma alternativa para a confusão de múltiplas abas no navegador é utilizar um endereço de e-mail principal, para o qual os e-mails recebidos serão encaminhados a partir das suas múltiplas contas. Você pode fazer isso habilitando o encaminhamento em cada conta individual e gerenciando todos os seus e-mails a partir de uma conta principal.
Esse método também pode funcionar da forma inversa, em que você recebe todos os e-mails em uma conta principal, e em seguida encaminha os e-mails para a conta apropriada. No entanto, você ainda terá diversos endereços de e-mail para gerenciar e passará algum tempo ordenando os e-mails recebidos.
Apesar de serem abordagens melhores que a opção anterior, ainda há desvantagens. Na primeira sugestão, ao responder um e-mail a partir da conta principal, esse será o endereço e-mail que o destinatário verá (e, consequentemente, responderá). Isso pode ser confuso se você estiver misturando e-mails de trabalho e pessoal. A segunda opção ainda envolve uma conta de e-mail adicional ao conjunto, tornando a situação ainda mais complexa.
3. Utilize um cliente de e-mail para desktop
A maioria dos clientes de e-mail são feitos para ajudar as pessoas a lidarem com suas múltiplas contas de e-mail da forma mais fácil possível. Há diversos clientes de e-mail disponíveis para todos os SOs. Escolha o melhor cliente de e-mail de acordo com as suas necessidades e certifique-se de que ele tenha suporte a múltiplas contas. E isso nos leva ao próximo ponto.
4. Utilize uma Caixa de Entrada Universal/Unificada
A melhor opção para uma gestão de contas de e-mail eficiente é utilizar uma caixa de entrada universal. Isso pode não se chamar Caixa de Entrada Universal em todos os clientes de e-mail. No Mailbird, isso é chamado de "Caixa de Entrada Unificada", e ela permite que você tenha controle de múltiplas contas de e-mail em uma única e organizada caixa de entrada. Seja qual for o seu provedor de e-mail, você pode sincronizar múltiplos endereços de e-mail com o Mailbird e acessar os e-mails de todas as contas em uma só caixa de entrada. (A sua Caixa de Entrada Unificada é representada pelo ícone hexagonal no topo do menu esquerdo. Leia mais sobre esse excelente recurso aqui.)
O Mailbird traz o controle de volta à sua caixa de entrada com a Conta unificada
Reunir suas contas de e-mail em uma caixa de entrada permite que você as acesse onde estiver e quando quiser. Você economizará tempo e energia abrindo apenas um programa e mantendo tudo organizado em um só lugar.
Dicas Rápidas para uma Gestão de Contas de E-mail Eficiente
Agora que você configurou suas múltiplas contas de e-mail de acordo com os seus gostos, há alguns passos que você pode tomar para garantir o controle sobre a sua caixa de entrada.
1. Programe uma assinatura de e-mail
Se você decidir utilizar uma Caixa de Entrada Unificada, você enviará e-mails para diferentes fins a partir de uma única plataforma. O que significa que você poderá lidar com e-mails de trabalho e e-mails pessoais a partir de um só lugar.
O primeiro passo que você deve tomar é configurar assinaturas de e-mail para suas diferentes contas. Isso permitirá que você economize um tempo valioso ao responder e-mails, já que basta escolher uma assinatura de e-mail pré-programa para que ela seja inserida automaticamente no fim da sua mensagem. Além disso, você também garantirá que o destinatário encaminhará suas informações de contato.
A Melhor Forma de Gerenciar Todas as suas Contas de E-mail em um Só Lugar.
2. Classifique e filtre os e-mails em pastas
Outra dica excelente de gestão dos seus e-mails é tratar a sua caixa de entrada como o seu desktop. Cada e-mail é como um arquivo que é direcionado a pastas específicas. Você pode fazer isso manualmente ao receber um e-mail, ou pode definir um filtro. Filtros classificam automaticamente e-mails recebidos de certos endereços, ou que contenham certas informações, e os colocam em pastas, em vez de deixar que eles se acumulem na sua caixa de entrada.
Se você tiver múltiplas contas, um sistema de arquivo te ajudará a separar e-mails de trabalho e pessoais, ou um projeto de outro do seu trabalho, ou até mesmo separar dois trabalhos diferentes, principalmente se você precisar arquivar e-mails para acessá-los novamente no futuro.
multiple email
3. Defina um horário para verificar seus e-mails
Com seus e-mails a apenas um toque de distância, é fácil gastar todo o seu tempo na caixa de entrada; principalmente se você tiver múltiplas contas de e-mail. Quanto mais contas você tiver, mais e-mails receberá!
Recomenda-se que para melhorar o foco e a gestão do seu tempo você separe um tempo para verificar seus e-mails, e não os verifique fora do horário estipulado. Responda os e-mails rápidos primeiro—não deixe que eles se acumulem na sua caixa de entrada. Se eles exigirem uma resposta mais complexa, marque-os para responder depois.
Além disso, manter múltiplas contas de e-mail organizadas, principalmente em uma Caixa de Entrada Unificada, ajudará você a aproveitar ao máximo esse tempo para voltar logo às coisas mais importantes—como planejar as suas próximas férias!
Conclusão
Muitas pessoas não percebem quanto tempo elas gastam gerenciando múltiplas contas de e-mail. Talvez você verifique contas diferentes em momentos diferentes, ou talvez você tenha aceitado as coisas como elas são. Na verdade, assim que você configurar a sua Caixa de Entrada ou uma conta principal, você nunca mais vai querer voltar atrás. Esperamos que essas dicas sejam úteis e que você possa organizar bem a sua caixa de entrada.
